Blog

Samenwerken vraagt om problemen of toch niet?

Vijf ingrediënten voor goede samenwerking

Om goede resultaten te behalen heb je elkaar nodig. In de ideale wereld verloopt dit soepel. Je krijgt energie van het sparren met anderen, je merkt dat je productiever wordt en je hebt plezier in wat je doet en met elkaar voor elkaar krijgt. De realiteit is echter vaak anders: samenwerken is niet per se makkelijk. Je hebt in interactie met anderen te maken. Geen enkele relatie is echter alleen maar werkgerelateerd. Gilbert Eijkelenboom beschrijft in  ‘People Skills for Analytical Thinkers’ dat elke relatie persoonlijk is. Hoe beter je jezelf en de andere persoon kent, hoe makkelijker de interactie en de samenwerking zal worden. Samenwerken vraagt dus niet per definitie om problemen, maar goed samenwerken vraagt om tijd, energie en aandacht.

VERTROUWEN

Om van een groep een goed presterend team te maken is heel veel tijd nodig. Helaas volstaan die jaarlijks ontzettend coole en te gekke teambuildingsdagen met gave activiteiten niet. Om een goed presterend team te bereiken is het noodzakelijk daar consequent energie en tijd in te steken.

Veel goedkoper en op termijn effectiever zijn bijvoorbeeld dagelijks ‘verplichte’ koffiepauzes. In deze voor je gevoel onproductieve momenten leg je de basis voor teamsucces. In deze momenten kletsen collega’s bij, leren ze elkaar beter kennen, ontstaat er een basis van vertrouwen wat maakt dat bij problemen, frustraties, lastige situaties, en fouten die gemaakt zijn, collega’s zich eerder durven uit te spreken en hulp durven te vragen omdat er een basis van vertrouwen is ontstaan. Vertrouwen is volgens de piramide van Lencioni het fundament van elk team.

Investeren in tijd voor elkaar is daarmee noodzakelijk. Behalve koffiemomentjes, zijn er veel meer mogelijkheden om elkaar beter te leren kennen om meer inzicht in en begrip voor elkaar te krijgen.  Bijvoorbeeld door met regelmaat evenementen te organiseren en ook door (met behulp van een tool) inzicht te krijgen in elkaars drijfveren en stijl van denken, leren en communiceren. Niet vanwege de uitslag, maar vanwege het proces dat je met je team doorloopt in de zoektocht naar overeenkomsten en verschillen, onderliggende overtuigingen en kwaliteiten waardoor er een gemeenschappelijke taal ontstaat.  Pas als het fundament van vertrouwen sterk genoeg is, is het mogelijk verder te bouwen aan je team.

CONFLICT

Als er vertrouwen is, is het ontstaan van een probleem geen groot obstakel en geen reden om ontstane relaties te beschadigen. Sterker nog: conflicten zullen leiden tot betere resultaten, tot innovatie en creativiteit omdat het eenieder uitdaagt zijn ideeën nog eens onder de loep te nemen en te onderbouwen. Het mijden van conflicten zorgt voor onderhuidse spanning en irritatie wat de samenwerking zeker niet ten goede komen. Irritaties, onbegrip en ergernissen komen in de beste huwelijken voor en dus ook in teams. Gebruik in geval van ergernissen die dagelijkse koffiemomentjes, zoek elkaar op om met elkaar te bespreken wat als lastig wordt ervaren. Bedenk daarbij dat feedback een onderdeel is van het succes van een team en dat het een team alleen maar sterker maakt. Feedback geven en ontvangen leidt immers tot begrip, maakt eventuele blinde vlekken zichtbaar en zorgt ervoor dat er gezamenlijk gezocht wordt naar oplossingen. Net als bij goed samenwerken is goed feedback geven niet vanzelfsprekend. Dat betekent dat je als manager of teamlead niet alleen moet investeren in teambuildingsactiviteiten maar ook oog moet hebben voor andere vaardigheden en tools die ieder teamlid in zijn rugzak moet hebben om met elkaar aan een sterk team te kunnen blijven werken.

COMMITMENT

In een goed en sterk team is commitment belangrijk. Commitment verkrijg je als teamleden meegenomen worden in de richting die het team opgaat, als gemaakte keuzes helder zijn en als teamleden zich gehoord en gezien voelen en ervaren dat ze onderdeel uitmaken (hoe groot hun rol ook is) van het resultaat/succes. Volgens Lencioni zullen teamleden zich namelijk verantwoordelijk en eigenaar voelen als het duidelijk is waarom een plan een goed plan is en wat het belang van hun bijdrage is om het plan succesvol uit te voeren. Na teambijeenkomsten moet het dus duidelijk zijn wat de belangrijkste besluiten waren, wat er is afgesproken, welke deadlines en mijlpalen er zijn afgesproken en wat de rol en verantwoordelijkheid van eenieder hierin is. Ook hierbij kan het inzetten van specifieke tools (bijvoorbeeld scrummethodes) bijdragen aan eigenaarschap en aan een gezamenlijk verantwoordelijkheidsgevoel.

VERANTWOORDELIJKHEID

In de beste teams is er wel eens het gevoel dat de een harder werkt en meer werk verzet dan de ander. Als er sprake is van commitment dan zijn verwachtingen gemanaged wat betekent dat je terug kunt vallen op gemaakte afspraken. In een team waarin er vertrouwen is, moet het mogelijk zijn om met elkaar in gesprek te gaan als een collega minder verantwoordelijkheid pakt. Als dit op een constructieve manier gebeurt zal het aangesproken teamlid niet ervaren dat hij als persoon faalt, maar dat door het uitblijven van zijn inzet het succes van het resultaat in gevaar komt vanuit het idee dat iedereen, hoe groot of klein, van invloed is en van waarde is.  Feedback is daarmee van cruciaal belang als het gaat om echt teamwork. De reden dat dit in organisaties maar mondjesmaat voorkomt heeft te maken met het ontbreken van het fundament vertrouwen en kan ook te maken hebben met het onbewust onbekwaam zijn van teamleden als het gaat om het formuleren van oordeelsvrije en feitelijke feedback.

Een andere manier om verantwoordelijkheidsbesef op te roepen is door het vastleggen en monitoren van resultaten. Het is daarbij nuttig dat de tijdlijn met daarop mijlpalen en te behalen doelstellingen tijdens het werkoverleg centraal blijft staan. Op deze manier blijft het streven van het team leven en worden vorderingen inzichtelijk gemaakt.

FOCUS

Om actief te zijn en te blijven is het belangrijk dat je een doel voor ogen hebt. Deze teamdoelstellingen en jouw persoonlijke doelstellingen om hieraan bij te dragen, moeten niet alleen maar bij jezelf bekend zijn, maar het moeten doelen zijn die visueel zijn gemaakt en bij anderen bekend zijn. Het is verleidelijk om je met name te focussen op je individuele en kortetermijndoelstellingen en het teambelang daarmee opzij te zetten. Focus is echter gericht op de collectieve en langetermijndoelstellingen.

Samenwerken in een goed functionerend team is zeker geen probleem maar het kent wel uitdagingen. Het vraagt van de manager en van ieder teamlid inzicht in zichzelf en in de ander. Het vraagt bovendien om tools en vaardigheden met betrekking tot communicatie en het positief beïnvloeden van gedrag.

Wil je meer weten en leren over het vergroten van betrokkenheid en eigenaarschap in teams? Kijk dan eens bij onze training ‘Samenwerken’ of bij de training ‘Boost your team‘.
Samenwerken vraagt om problemen of toch niet?