Blog

5 tips voor leidinggeven op afstand

De afgelopen coronamaanden hebben veel leidinggevenden ervaring opgedaan met leidinggeven op afstand. Wat zijn de geleerde lessen? Dit artikel vat die samen in 5 tips voor leidinggeven op afstand.

Alles wat je wellicht al gewend was als leidinggevende, kwam door het massale thuiswerken door de lockdown-maatregelen naar aanleiding van de coronacrisis onder druk te staan. Op kantoor waren er vaste routines: iedereen wist wat hem of haar te doen stond; er waren vaste momenten waarop je met je team vergaderde en hoe de vergadering er uit zag, stond ook al voor een groot deel vast; als leidinggevende had je je eigen stijl ontwikkeld om medewerkers te beïnvloeden: soms was een blik al genoeg en medewerkers wisten wat ze te doen stond.

En toen werd alles anders: massaal gingen we ons werk van thuis uit doen. Toen we eenmaal allemaal wisten hoe MS Teams en/of Zoom werkt en de IT-afdeling mogelijk had gemaakt dat we op afstand bij onze documenten konden, kon iedereen aardig aan de slag. Echter hoe je als leidinggevende met je team moest overleggen, je team maar ook individuele medewerkers kon inspireren, aandacht kon hebben voor medewerkers die helemaal niet zo goed meer functioneerden of door de nieuwe situatie moeite hadden met het combineren van gezin en werk, hoe je de output van het werk moest controleren of hoe je als leidinggevende garant kon blijven staan voor de kwaliteit van het geleverde werk? Het zijn allemaal zaken die we hebben moeten ontdekken.

Leidinggeven op afstand vraagt om een hele heldere focus en om het opnieuw bepalen van je werkwijze. Je moet nieuwe routines inbouwen die medewerkers onderdeel van een team laten zijn en je moet manieren vinden om de kwaliteit van het werk leidend te laten zijn.

1 Begin elke werkdag met een korte dagstart

Om te voorkomen dat medewerkers vereenzamen op hun zolderkamertje, moet je heel bewust overlegmomenten inbouwen. Waar heel veel overleg op kantoor impliciet en spontaan gaat, moet je routines inbouwen waarop collega’s elkaar ontmoeten. Zo’n routine kan zijn elke dag starten met een dagstart op een vast tijdstip met alle medewerkers die die dag werkzaam zijn. Die ontmoeting zorgt ervoor dat het duidelijk is wie die dag werkt,  dat je elkaar allemaal even ziet, dat je kunt afstemmen wie wat die dag doet, wie er hulp nodig heeft, etc.

2 Voer een buddie-systeem in

Om te voorkomen dat iedereen daarna aan het werk gaat, zonder verder die dag te overleggen en zonder controle op het resultaat van de werkzaamheden, is het goed om voor bepaalde taken of werkzaamheden een gedeelde verantwoordelijkheid in te voeren. Voer daarom een buddie-systeem in. Je zorgt er daardoor voor dat iedere medewerker een collega heeft om over een bepaald onderwerp te sparren en om werkzaamheden van elkaar te controleren en over te nemen. Afhankelijk van de grootte van het team en de diversiteit aan werkzaamheden, kun je per taak verschillende buddies aan elkaar koppelen. Je teamleden hebben dan met meerdere collega’s contact.

3 Zorg dat je ieder teamlid geregeld individueel spreekt

Omdat je als leidinggevende op afstand geen spontane gesprekken meer hebt met je teamleden, bijvoorbeeld bij het koffieapparaat, moet je die momenten bewust plannen. Plan dus met iedere medewerker op zijn minst een keer per week een bila in. Onderwerp van die geplande bila’s zou in elk geval moeten zijn het welzijn en de ervaren werkdruk van je medewerker. Op afstand worstelen medewerkers veelal met de inrichting van hun werkplek, met de combinatie zorg voor kinderen en werken, met het continu achter de laptop zitten, etc. Maak die zaken bespreekbaar en vraag geregeld door.

4 Spreek vooral vertrouwen uit, geef medewerkers vrijheid om hun eigen thuiswerkroutines te vinden en stel je als leidinggevende open op

Voor de ene medewerker lijkt thuiswerken geen enkel probleem, terwijl je de andere veel meer moet begeleiden, de ene medewerker past op eigen initiatief werktijden aan aan de thuisomstandigheden, de ander moet je adviseren om meer pauze te nemen en geregeld een wandeling te maken. Vertel hoe je het zelf doet en waar je zelf mee worstelt. Dat toont je teamleden dat je weet wat er bij ze speelt en dat je zelf ook je best moet doen om nieuwe werkroutines te ontdekken. Adviseer, geef vrijheid en vertrouwen en stel je open. Je haalt dan bij veel medewerkers een deel van de werkdruk weg.

5 Focus op de kwaliteit van het geleverde werk en minder op hoe dat tot stand komt

Als je als leidinggevende altijd stuurde vanuit het principe ‘vertrouwen is goed, maar controle is beter’, dan heb je het als leidinggevende op afstand best moeilijk. Uiteindelijk gaat het erom dat je als leidinggevende kunt staan voor de kwaliteit van het geleverde werk van je team. Als je je teamleden veel vertrouwen en vrijheid geeft, maar aan de andere kant routines inbouwt waarop er overleg en afstemming is, is de kans groot dat je team ook op afstand goed blijft functioneren.

5 tips voor leidinggeven op afstand